Välitööde moodul

Välitööde moodul — ülevaade

Flowbyte välitööde moodul aitab planeerida välitöid, täita töölehti objektil, navigeerida peatusest peatusesse ning arveldada tehtud töö. Mooduli osad | Osa | Kes kasutab | Milleks | |-----|-------------|---------| | Tööd | Kontor / dispetšer | Üks välitöö kliendile (objekt, hinnastus, tehnikud, töölehed) | | Töölehed | Kontor ja tehnik | Tehniku dokument ühe töö all (ajad, materjalid, fotod, allkirjad, arveldus) | | Tööterminal | Kõik töötajad | Tööpäev, tööd, tšekid, töövahendid, kalender, puhkused, palgalehed, profiil, seaded | | Operatiiv kaart | Kontor ja tehnik | Päeva peatused, marsruut, sõiduajad; navigatsioon Google Maps / Waze | | Aktid | Tehnik / kontor | Toodete või seadmete üleandmine kliendile (PDF, allkirjad, arve) | | Juhi töölaud | Kontor / juht | Kalender, backlog, analüütika, hinnad, töövoog, kaart, juurdepääs | | Tehnikute soovitused | Kontor | Planeerimisel parima tehniku valik oskuste ja ajaloo põhjal | | Hooldused | Kontor | Ühekordsed ja korduvad hooldusvisiidid, intervallid, planeerimine tööks | Töövoog algusest lõpuni 1. Juht seadistab hinnad, töölehe staatused, kaardi punktid ja oskused (Juhi töölaud). 2. Vajadusel seadistad hooldusvälba ja planeerid visiite (Hooldused) või lood töö kalendrist — süsteem soovitab tehnikuid, märgid ühe juhttehnikuks (Juht) ja salvestad (tekivad töölehed). 3. Hommikul vaatab kontor või tehnik Operatiiv kaarti (peatused, aadressid, marsruut). 4. Tehnik avab Tööterminali, vajutab Alusta tööpäeva, avab töölehe või järgmise ülesande. 5. Teel: kaardilt Google Maps / Waze järgmise peatuseni. 6. Objektil: juhttehnik vajutab Olen kohal, kõik tehnikud täidavad oma töölehte, juhttehnik võtab kliendi allkirja, seejärel Esita tööleht. 7. Vajadusel üleandmise akt. 8. Kontor arveldab töö (müügiarve). Rollid Tehnik / töötaja — tööterminal (sh tšekid, puhkused), oma peatused Operatiiv kaardil, töölehed, aktid. Kontor / dispetšer — tööd, kõik töölehed, Operatiiv kaart kõigi tehnikutega, arveldamine. Juht — juhi töölaud, seadistused, õigused, tehnikute soovituste alusandmed (oskused). Järgmised juhendid - Tööterminal - Töölehed - Tööd - Operatiiv kaart - Aktid - Juhi töölaud ja seadistused - Tehnikute soovitused - Hooldused

Tööterminal

Tööterminal on töötaja peamine töökoht Flowbytes. Seda saavad kasutada kõik töötajad — mitte ainult välitehnikud. Kuidas avada: vasakult menüüst Välitööd → Tööterminal Üleval on vahelehed. Iga vaheleht on eraldi töökoht: üks on välitööde jaoks, teine tšekkide, kolmas puhkuste jne. Milliseid näed, sõltub õigustest ja ettevõtte moodulitest — kui mõnda pole, sul lihtsalt pole sellele ligipääsu. Vahelehed lühidalt | Vaheleht | Milleks | |----------|---------| | Minu tööd | Tänased / määratud töölehed, järgmine peatus, tunnid, isiklikud ülesanded | | Tšekid | Ostutšekkide üleslaadimine raamatupidamisele | | Töövahendid | Sulle määratud tööriistade vastuvõtt allkirjaga | | Kalender | Sinu tööd, puhkused ja isiklikud sündmused ühes kohas | | Puhkused | Puhkuse / puudumise taotlemine | | Palgalehed | Oma palgalehtede vaatamine | | Profiil | Sinu töötaja andmed | | Seaded | Allkiri, telefon, tahvli PIN | All on iga vaheleht detailsemalt: mida seal teha ja kuhu vajutada. Tööpäeva alustamine ja lõpetamine Enne välitöölehtede täitmist: 1. Logi Flowbytesse sisse. 2. Ava Tööterminal. 3. Üleval tööriistaribal vajuta Alusta tööpäeva. 4. Päeva lõpus vajuta Lõpeta tööpäev ja kinnita. Ilma tööpäevata näed vahelehti, aga töölehtede aktiivne täitmine eeldab alustatud päeva. Kui mitu inimest kasutab sama tahvlit: Seaded → sea PIN → hiljem Vaheta töötajat → vali nimi → sisesta PIN. Vaheleht: Minu tööd Milleks: siit teed igapäevast välitööd — näed, mis on planeeritud, avad töölehti, jälgid tunde ja isiklikke meeldetuletusi. See on tehniku peamine päevavaade. Kui sul on täna objektile minek, alusta siit. Järgmine tööülesanne Ülal on kaart Järgmine tööülesanne. - Näitab järgmist planeeritud peatust (kuupäev, töölehe number, klient). - Vajuta kaardile — avaneb see tööleht otse. - Kui kirjas on „Järgmist tööülesannet pole planeeritud“, vaata allpool nimekirja või oota, kuni kontor töö planeerib. Minu lõpetatud tööd Milleks: näed, kui palju tunde oled valitud perioodil lõpetatud töölehtedel kirja saanud. - Vali rippmenüüdest aasta / kuu / päev. - Kasulik enda ülevaateks (mitte arveldamiseks — arveldab kontor). Minu ülesanded Milleks: isiklikud meeldetuletused (nt „võta varuosad kaasa“, „helista kliendile“). - Vajuta +, et lisada ülesanne (pealkiri, tähtaeg, kirjeldus). - Märgi tehtuks linnukesega. - Kui ülesanne on seotud töölehega, ava leht lingist. - Tähtaja lähenedes võivad meeldetuletused esile tulla. Töölehtede nimekiri Milleks: kõik sulle määratud töölehed (mitte ainult „järgmine“). 1. Leia tänane või õige kuupäevaga rida. 2. Vajuta reale (või numbrile) — avaneb tööleht. 3. Objektil järgi juhist Töö objektil allpool. Siit saad ka vanemaid / teisi päevi üle vaadata, kui need on sulle nähtavad. Vaheleht: Tšekid Milleks: kui ostad tööga seotud asju (materjal, kütus, väikevahendid) ja pead tšeki raamatupidamisele saatma. Mida saad teha: 1. Ava Tšekid. 2. Vajuta Foto tšekist — pildista kaameraga, või Vali fail (galerii / PDF). 3. Tšekk läheb automaatselt raamatupidamisele kinnitamiseks. 4. Nimekirjast avad varasemad tšekid ja näed staatust (nt ootel / kinnitatud). Sa ei pea ootama kontorit, et tšekki „kuhugi saata“ — laed siia üles ja jätkad tööd. Vaheleht: Töövahendid Milleks: kui firma annab sulle tööriista / seadme üle (puur, mõõteriist, telefon jms) ja vaja on allkirjaga vastuvõttu. Mida saad teha: 1. Ava Töövahendid. 2. Kui sulle on midagi määratud, näed kaarti „ootab vastuvõttu“. 3. Vajuta Võta töövahend vastu. 4. Allkirjasta ja kinnita — siis on vahend sinu peal. Kui nimekiri on tühi, pole sul hetkel ootel üleandmisi. Vaheleht: Kalender Milleks: näed oma graafikut ühes kohas — töölehed, puhkused / vabad päevad, isiklikud sündmused. Mida saad teha: 1. Ava Kalender. 2. Sirvi päevi / nädalaid — planeeritud tööd on kalendris näha. 3. Lisa või vaata isiklikke sündmusi (kui lubatud). 4. Ühenda Google või Microsoft 365 kalender (Ühenda / Sünkroniseeri), et: - isiklikud sündmused tuleksid siia, - töölehed / puhkused saaksid minna sinu väliskalendrisse. Navigatsioon objektile (sõit): kasuta pigem Operatiiv kaarti → peatuse juures Google Maps või Waze. Kalender näitab millal, kaart aitab kuidas kohale. Vaheleht: Puhkused Milleks: taotle puhkust, vaba päeva või muud puudumist — ilma eraldi e-kirjata. Mida saad teha: 1. Ava Puhkused. 2. Loo uus taotlus: vali kuupäevad ja tüüp. 3. Saada kinnitamisele. 4. Jälgi staatust: ootel / kinnitatud / tagasi lükatud. Kinnitatud puhkused ilmuvad ka kalendris; juht näeb taotlusi juhi töölaua kaudu. Vaheleht: Palgalehed Milleks: vaata oma palgalehti (kui palk / palgalehed on ettevõttes kasutusel ja sul on õigus). Mida saad teha: 1. Ava Palgalehed. 2. Vali periood või rida. 3. Ava vaatamiseks või lae alla (kui nupp on olemas). Kui vahelehte ei näe, sul pole selleks õigust või moodul pole sisse lülitatud. Vaheleht: Profiil Milleks: sinu töötaja põhiandmed tööterminali vaates. Mida saad teha: - vaadata oma nime ja kontaktinfot, - vajadusel uuendada andmeid (oleneb seadistusest) ja salvestada. Põhjalikum HR-profiil võib olla ka Töötajad menüüs — see vaheleht on kiire ligipääs terminalist. Vaheleht: Seaded Milleks: isiklikud terminali seadistused, et töö objektil oleks kiirem (allkiri, teavitused, ühine tahvel). | Seade | Milleks | Mida teha | |-------|---------|-----------| | Minu allkiri | Et ei peaks iga kord uuesti joonistama | Vajuta kasti → allkirjasta → salvesta. Kasutatakse töölehel ja üleandmisaktil. | | Minu mobiilinumber | WhatsApp teavitused uue töölehe määramisel | Sisesta +372… → Salvesta. Võid saata testteate. | | Tahvelarvuti PIN | Mitu inimest ühel tahvlil | 4–6 numbrit kaks korda → Salvesta PIN. Siis töötab Vaheta töötajat. | Kes on juhttehnik? Kui ühele tööle on määratud mitu tehnikut, märgib kontor ühe neist juhttehnikuks (planeerimisel märge Juht). Juhttehnik: - on objektil peamine vastutaja - ainult tema vajutab töölehel Olen kohal - võtab kliendi allkirja - teiste tehnikute tööajad peavad jääma juhttehniku aja sisse Tavaline tehnik (ei ole juht): - avab oma töölehe samamoodi Minu tööd alt - ei vajuta Olen kohal - täidab oma kirjelduse, materjalid, fotod - esitab oma töölehe Kui oled tööl ainukene tehnik, oled juhttehnik — sul on Olen kohal ja kliendi allkiri. Kui juhttehnik on vale, peab kontor töö juures märkima teise tehniku juhiks. Tehnik ise seda objektil ei muuda. Töö objektil — mida vajutada 1. Ava tööleht Tööterminal → Minu tööd → Järgmine tööülesanne või rida nimekirjas. 2. Olen kohal (ainult juhttehnik) Kui oled juhttehnik ja staatus on Määratud: 1. Leia nupp Olen kohal. 2. Vajuta, kui oled objektil. 3. Kohalejõudmise aeg salvestub (tööaeg algab siit). 3. Staatus Töös Pärast kohalejõudmist on leht Töös. Täida andmed. 4. Täida tööleht Ava sektsioonid vajadusel: - Töö kirjeldus - Lühikirjeldus (kui valikud on) - Töötajad / ajad - Seadmed (sh QR) - Materjalid - Läbisõit - Fotod - Allkirjad — tehniku allkiri; juhttehnik võtab kliendi allkirja 5. Esita tööleht Vajuta Esita tööleht (või Lõpeta tööleht, kui lubatud). Seejärel ootab kontor / juht staatuse Lõpetatud. 6. Üleandmise akt (kui vaja) Töölehel Loo üleandmise akt → read, allkirjad → Lõpeta akt. Täpsemalt: Aktid. Kiire kontrollnimekiri tehnikule 1. Alusta tööpäeva 2. Minu tööd → ava tööleht (või Operatiiv kaart → Maps/Waze) 3. Kui oled juhttehnik: Olen kohal 4. Täida kirjeldus, materjalid, fotod 5. Kui oled juhttehnik: kliendi allkiri 6. Esita tööleht 7. Vajadusel Loo üleandmise akt 8. Lõpeta tööpäev Seotud juhendid - Operatiiv kaart - Töölehed - Tööd - Aktid

Töölehed

Tööleht on tehniku dokument ühe töö all: ajad, materjalid, seadmed, kirjeldus, fotod, läbisõit ja allkirjad. Kontori register: Välitööd → Töölehed Tehnik: Tööterminal → Minu tööd → ava rida Juhttehnik töölehel Kui töö all on mitu lehte, on ühel märge juhttehnik (Juht). - Juhttehniku töölehel on nupp Olen kohal ja kliendi allkiri. - Teiste tehnikute lehtedel seda kohalejõudmise nuppu ei kasutata; nemad täidavad oma sisu ja esitavad oma lehe. - Teiste tehnikute kellaajad peavad jääma juhttehniku aja sisse. Kui oled kindel, et peaksid olema juht, aga nuppu Olen kohal ei ole: palu kontoril töö juures märkida sinu rida juhiks. Täielik objekti juhend: Tööterminal. Juhttehniku määramine: Tööd. Staatused | Staatus | Mis see tähendab | |---------|------------------| | Mustand | Kontor koostab töölehte — tehnikule veel ei ole määratud. | | Määratud | Kontor / süsteem on lehe tehnikule määranud; töö ootab objektil alustamist. | | Töös | Tehnik on objektil alustanud (nt Olen kohal või Võta töösse). | | Esitatud | Tehnik on lehe esitanud (Esita tööleht); kontor / juht saab lõpetada. | | Lõpetatud | Juht või lubatud roll märgib lehe suletuks. | | Tühistatud | Kontor on lehe tühistanud. | Lisaks: arveldamata / arveldatud. Lõpetatud staatuse õigused seadistad juhi töölaua seadistustes. Mida töölehel täita (tehnik) Ava tööleht. Vajuta sektsiooni pealkirjale, kui plokk on kokku tõmmatud. 1. Töö kirjeldus — kirjuta, mis tehti. 2. Lühikirjeldus — vali rippmenüüst (kui valikud on seadistatud). 3. Seadmed — lisa / QR. 4. Materjalid — lisa read (või vaba tekst, kui nii seadistatud). 5. Läbisõit — km. 6. Fotod — lisa fotod objektilt. 7. Allkirjad — tehniku allkiri; juhttehnik võtab kliendi allkirja (puuduta välja → allkirjasta → salvesta). 8. Ülal / all tegevustes: Esita tööleht (või Lõpeta, kui lubatud). 9. Vajadusel Loo üleandmise akt. Navigatsioon: Operatiiv kaart → peatus → Google Maps või Waze. Kontori tegevused registris 1. Välitööd → Töölehed. 2. Filtreeri kuupäev / klient / tehnik / staatus. 3. Ava rida. 4. Kontrolli sisu. 5. Märgi Lõpetatud, kui tehnik viis ainult Esitatud-ni. 6. Arvelda valitud või arvelda töö kaudu. 7. Ekspordi CSV/XLSX vajadusel. Seotud juhendid - Tööterminal - Tööd - Operatiiv kaart - Aktid - Juhi töölaud ja seadistused

Tööd

Töö on üks välitöö, mida saab arveldada: klient, objekt, kuupäev, teenuse tüüp, prioriteet, hinnastus ja tehnikute töölehed. Kuidas avada: Välitööd → Tööd Töö ja tööleht - Töö — üks tellimus või visiit (arveldatav tervik). - Tööleht — iga tehniku täidetav leht selle töö all. Kui määrad mitu tehnikut, tekib tavaliselt mitu töölehte. Ühe neist märgid juhttehnikuks. Kes on juhttehnik? Juhttehnik on selle töö peamine tehnik objektil. Kontor märgib ta planeerimisel. Kuidas kontor määrab 1. Ava töö või planeerimise aken (Planeeri tehnikute töölehed). 2. Lisa tehnikud (Lisa tehnik / Lisa töötaja). 3. Ühe rea juures märgi Juht (linnuke / veerg „Juht“). 4. Salvesta. Ainult üks juht korraga. Kui märgid teise, eelmise juhi märge eemaldub. Mida juhttehnik teeb objektil | Tegevus | Juhttehnik | Teised tehnikud | |---------|------------|-----------------| | Nupp Olen kohal | Jah — ainult tema | Ei (nuppu tema lehel pole / ei kasutata) | | Kliendi allkiri | Jah | Ei (tavaliselt juhi lehel) | | Töö kirjeldus, fotod, materjalid | Jah | Jah, oma lehel | | Esita tööleht | Jah | Jah | | Aja raam | Tema algus/lõpp on raam | Teiste ajad peavad jääma juhi aja sisse | Süsteem hoiab teiste tehnikute kellaajad juhttehniku aja sees: teise tehniku algus ei saa olla enne juhti ega lõpp pärast juhti. Mis juhtub, kui juhttehnik on vale? - Õige inimene ei saa objektil Olen kohal vajutada (nupp on teise lehel). - Kliendi allkiri jääb vale inimese töölehele. - Teiste ajad lukustuvad vale juhi aja külge. Lahendus: kontor avab töö → tehnikute nimekirjas märgib õige inimese juhiks → salvestab. Siis tehnikud avavad uuesti oma töölehed. Mis juhtub, kui juhttehnikut ei märgi? Salvestamisel määratakse sageli esimene tehnik automaatselt juhiks. Kontrolli alati, et Juht on õigel real. Üksik tehnik Kui tööl on ainult üks tehnik, on tema juhttehnik — tal on kõik peamised nupud. Tehniku vaate samm-sammult juhend: Tööterminal. Staatused | Staatus | Mis see tähendab | |---------|------------------| | Planeeritud | Kontor on töö loonud / planeerinud; tehnikud võivad olla veel määramata. | | Määratud | Tehnikud / töölehed on määratud (vanemates ridades võib kuvada kui Töös). | | Töös | Töö käib objektil — tehnikud täidavad töölehti. | | Lõpetatud | Töö on tehtud; kontor saab arveldada. | | Arveldatud | Kontor on loonud müügiarve. | | Tühistatud | Kontor on töö tühistanud. | Uue töö loomine (kontor) 1. Tööd → Uus töö. 2. Vali klient ja objekt / aadress (aadress on vajalik Operatiiv kaardi ja Maps/Waze jaoks). 3. Määra kuupäev, töö tüüp, prioriteet. 4. Seadista hinnastus (väljakutse, tund, km) — vaikimisi juhi töölaua seadistustest. 5. Planeeri tehnikute töölehed: - lisa tehnikud - vaata Parimad sobivad tehnikud → vajuta Määra, või vali käsitsi - märgi üks Juht - vali vajadusel sõiduk 6. Salvesta — tekivad töölehed. Soovitused: Tehnikute soovitused. Samuti saad planeerida Juhi töölaud → kalender / backlog. Pärast planeerimist - Tehnikud näevad peatusi Operatiiv kaardil (Google Maps / Waze). - Töölehed ilmuvad Tööterminal → Minu tööd. - Kontor jälgib Töölehed registris. Arveldamine 1. Ava töö. 2. Vajuta Arvelda töö. 3. Kontrolli eelvaadet. 4. Loo müügiarve. Väljakutse vs tunnid: juhi töölaua reegel „Väljakutse tasu kuni (tundi)“. Seotud juhendid - Tööterminal - Töölehed - Operatiiv kaart - Aktid - Juhi töölaud ja seadistused - Tehnikute soovitused

Operatiiv kaart

Operatiiv kaart näitab valitud päeva peatusi kaardil koos marsruudi, sõiduaja, vahemaa ja tööajaga. Seda kasutavad nii kontor / dispetšer (kõigi tehnikute planeerimine) kui ka tehnikud (oma päeva peatused ja navigatsioon Google Mapsi või Wazega). Menüü: Välitööd → Operatiiv kaart Õigused määravad, mida näed: | Roll | Mis on näha | |------|-------------| | Tehnik (ilma juhi / kõigi töölehtede õiguseta) | Ainult oma marsruut ja peatused | | Dispetšer / juht | Kõik tehnikud, filtrid, peatuse lisamine, aadressi muutmine | Milleks kaart on - näed päeva peatusi järjekorras (algus → peatus 1, 2, … → lõpp) - näed hinnangulist sõiduaega ja km jalgade vahel - avad peatusest kohe Google Maps või Waze navigatsiooni - avad seotud töö / töölehe või kliendi - kontrollid, kas aadress puudub (neid peatusi kaardil ei kuvata) - kontor planeerib marsruuti enne tehnikute teele saatmist Kaart ei asenda töölehe täitmist — see on marsruudi ja navigatsiooni tööriist. Töölehed täidad tööterminalis. Tehnik: oma päev ja navigatsioon Kui sul on tehniku vaade, avaneb kaart tavaliselt sinu peatusetega. Samm-sammult 1. Ava Operatiiv kaart. 2. Ülal vali kuupäev (Täna või nooled / kuupäevaväli). 3. Kui näed mitut tehnikut (kontori vaade), vajuta enda nimele küljeribal. 4. Vaata peatusi ajajoones (nr 1, 2, …) või markeritena kaardil. 5. Iga peatuse juures näed muu hulgas: - kliendi / töö pealkirja - aadressi - kellaaega ja hinnangulist tööaega - sõidukit (kui määratud) - töölehe numbrit ja staatust 6. Navigatsiooniks vajuta peatuse all: - Google Maps — avab sõidujuhised sihtkohani - Waze — avab Waze navigatsiooni 7. Kui aadress puudub, nupud on hallid: teavita kontorit või palu aadress lisada. 8. Peatuse pealkirjale vajutades avaneb seotud töö (kui õigus on). 9. Objektil mine tagasi Tööterminali ja ava tööleht (Olen kohal ainult juhttehnikuna). Ilma aadressita peatusel navigatsioon ei avane. Anna teada kontorile või täienda aadressi, kui sul on õigus. Mobiilis Telefonis või tahvlis avab Google Maps / Waze tavaliselt vastava äpi. Nii saad sõita peatusest peatusesse otse Operatiiv kaardilt, ilma aadressi käsitsi kopeerimata. Hea tava tehnikule - Hommikul ava kaart ja vaata peatused üle enne teele minekut. - Järgmise peatuse jaoks kasuta Järgmine tööülesanne tööterminalis või ava peatus kaardilt. - Kui aadress on vale või puudub, teavita dispetšerit — muidu marsruut ja navigatsioon ei tööta. - Töölehe täitmine jääb tööterminali: Olen kohal → täida leht → Esita tööleht. Kontor / dispetšer: kogu päeva planeerimine Ülemine riba - Alguspunkt — kust marsruut algab (ettevõtte aadress või lisabaas) - Lõpppunkt — kuhu päeva lõpus tagasi sõita, või ilma lõpppunktita (lõpeb viimasel objektil) - Staatuse filter — nt planeeritud, töös, lõpetatud, arveldatud - Otsing — töö, klient, aadress, tehnik - Kuupäev — Täna, eelmine / järgmine päev, või kuupäeva valik Küljeriba — tehnikud - nimekiri päeva tehnikutest (otsinguga) - näita / peida marsruute (Näita kõiki / Peida kõik) - kompaktne vaade (ainult avatarid) või kaardid - vali tehnik — avaneb marsruudi detailkaart Marsruudi detailkaart Valitud tehniku kohta: - sõidu aeg kokku - sõidu vahemaa kokku - peatused - tööaeg kokku - sõidukid - ajajoon: algus → sõidujalad peatusete vahel → peatused → lõpp Iga peatuse juures: - staatuse silt - pealkiri (ava töö) - kliendi nupp - aadress (muudetav, kui õigus) - kellaaeg, kestus, sõiduk, töölehe nr - Google Maps / Waze - vajadusel Lisa peatus Aadressid ja markerid - peatus ilma aadressita ei ilmu kaardile; ülaosas võib olla hoiatus - aadressi saad muuta peatuse juures või lohistades markerit kaardil (kui sul on õigus) - pärast aadressi salvestamist arvutatakse marsruut uuesti Algus- ja lõpppunktide seadistus Püsivad punktid seadistad Juhi töölaud → Seadistused → Teenuste kaart: - ettevõtte aadress / baasi nimi - lisakontorid või baasid - lõpppunktid (garaaž jms) Ilma korralike punktideta on sõiduajad ebatäpsed. Täpsemalt: Juhi töölaud ja seadistused. Tüüpilised töövood Hommik kontoris 1. Ava Operatiiv kaart → Täna. 2. Kontrolli, et kõigil peatusel on aadress. 3. Vali algus- / lõpppunkt. 4. Vaata tehnikute koormust ja sõiduaegu. 5. Vajadusel muuda järjekorda / planeeri ümber juhi töölaua või töö kaudu. 6. Tehnikud avavad sama päeva kaardil oma peatused ja navigeerivad. Tehnik teel 1. Ava kaart või tööterminal. 2. Vali järgmine peatus. 3. Google Maps või Waze. 4. Objektil tööterminalis: Olen kohal → tööleht. 5. Järgmine peatus uuesti kaardilt. Piirangud ja vead - Aadress puudub — peatus kaardil puudub; navigatsioon ei avane. - Marsruuti ei leitud — Google ei saanud teed arvutada; kontrolli aadresse. - Ettevõtte aadress puudub — sea see seadistustes või ettevõtte andmetes. - Tehnik ei näe teiste marsruute, kui tal puudub juhi / kõigi töölehtede õigus — see on ootuspärane. Seotud juhendid - Tööterminal - Tööd - Juhi töölaud ja seadistused - Tehnikute soovitused

Aktid (üleandmise aktid)

Üleandmise akt dokumenteerib toodete või seadmete üleandmise kliendile: osapooled, read, allkirjad, PDF ja vajadusel arve ning lao liikumine. Kuidas avada: Välitööd → Aktid Sageli lihtsam: ava tööleht → Loo üleandmise akt. Millal akti teha - annad kliendile kaasa varuosi või tooteid - vahetad / paigaldad seadme ja vajad tõendit - kontor soovib aktist arvet või lao liikumist Staatused | Staatus | Mis see tähendab | |---------|------------------| | Koostamisel | Tehnik või kontor koostab akti — read ja allkirjad on pooleli. | | Saadetud | Akt on kliendile saadetud (nt e-postiga). | | Üle antud | Üleandmine on kinnitatud (Lõpeta akt). | | Tühistatud | Kontor on akti tühistanud. | Tehnik: akt töölehelt (soovitatav) 1. Tööterminal → Minu tööd → ava tööleht. 2. Leia nupp / tegevus Loo üleandmise akt ja vajuta. 3. Kontrolli üleandja ja vastuvõtja (kliendi kontakt). 4. Lisa toode — vali read, kogused. 5. Määra üleandmise kuupäev. 6. Allkirjad: puuduta üleandja välja (võid kasutada Seaded → Minu allkiri), siis vastuvõtja (klient). 7. Vajuta Lõpeta akt. 8. Soovi korral Lae PDF või Saada kliendile. 9. Kontor võib hiljem vajutada Arvelda. Kontor: akt registrist 1. Aktid → Uus üleandmise akt. 2. Seo klient / tööleht vajadusel. 3. Täida read ja allkirjad nagu ülal. 4. Lõpeta akt → Arvelda / Saada kliendile. Kui juhi töölaua seadistustes on Aktide koopia e-post, läheb kliendile saatmisel koopia alati sinna. Ladu ja arve - Lõpetamine võib uuendada ladu (nt saateleht) — oleneb seadistusest. - Arvelda loob müügiarve akti ridadest. - See on eraldi teekond töö / töölehtede arveldamisest. Seotud juhendid - Tööterminal - Töölehed - Tööd - Juhi töölaud ja seadistused

Juhi töölaud ja seadistused

Juhi töölaud on kontori peamine koht välitööde planeerimiseks, ülevaateks ja mooduli seadistamiseks. Menüü: Välitööd → Juhi töölaud Mis töölauas on | Vaheleht | Milleks | |----------|---------| | Ülevaade | Kalender, filtrid (tehnik, teenuse tüüp, klient), töölehtede analüütika | | Tegelemist vajavad tööd | Backlog — tööd, mis ootavad planeerimist | | Puhkused / puudumised | Tehnikute puhkuste kinnitamine (kui moodul on kasutusel) | | Seadistused | Hinnad, töölehe töövoog, kaart, juurdepääs, tingimused | Kalendrist saad planeerida visiiti: avaneb planeerimise aken, kus saab määrata tehnikuid (sh soovitused). Täpsemalt: juhend Tehnikute soovitused. Seadistused — üldised Seadistused → Üldised Muudatused kehtivad peamiselt uutele töölehtedele. Hinnad - Väljakutse tasu (€) - Tunnihind objektil (€) - KM hind (€/km) Need on vaikimisi väärtused, mida uus töö / tööleht saab kasutada. Arveldus - Väljakutse tasu kuni (tundi) Kui tööaeg jääb alla selle piiri, arveldatakse tavaliselt ainult väljakutse. Kui aega on rohkem, arveldatakse töötunnid (mitte mõlemad korraga samal loogikal). Ülesanded - Meeldetuletus enne tähtaega (päeva) — mitu päeva enne ülesande tähtaega süsteem meelde tuletab. Töölehe staatused (töövoog) Siin määrad, kuidas tehnik ja juht töölehte lõpetavad. 1. Tehnikute rolligrupp — milline rolligrupp on tehnikud. 2. Tehniku lõppstaatus — millise staatuseni tehnik töölehte viia saab (nt Esitatud). Lõpetatud jääb juhtidele. 3. Kes saab määrata Lõpetatud — vali rolligrupid. Kui ühtegi gruppi pole valitud, saavad kõik, kellel on töölehe muutmise õigus, märkida Lõpetatud. Materjalid - Lao materjalid töölehel Kui sees: tehnik kirjutab kasutatud materjali vabas vormis; juht seob rea hiljem laotootega. Lao vähendus toimub staatuses Lõpetatud. E-post - Aktide koopia e-post — kui tööleht või üleandmise akt saadetakse kliendile, läheb koopia alati sellele aadressile. Tööde lühikirjeldus Seadista lühikirjelduse valikud, mis ilmuvad töölehel (nt Paigaldus, Remont, Hooldus). Lisa juurde uusi valikuid, kui töö tüübid muutuvad. Need seovad tehtud töö tüübi. Seadistused — teenuste kaart Seadistused → Teenuste kaart Siin seadistad Operatiiv kaardi algus- ja lõpppunktid: - ettevõtte aadress / baas - lisakontorid või baasid - lõpppunkt (nt garaaž), kui autod peavad õhtuks tagasi jõudma või ilma lõpppunktita — marsruut lõpeb viimasel objektil Ilma korralike aadressideta ei saa marsruuti täpselt arvutada. Seadistused — juurdepääs Seadistused → Juurdepääs (vajab õigust) 1. Loo või vali rolligrupid. 2. Määra, millised välitööde alad grupil on (tööterminal, aktid, seadmed jne). 3. Seo töötajad gruppidega. Nii eristad tehniku ja juhi vaateid ilma, et kõigil oleksid samad menüüd. Seadistused — garantii tingimused Kui õigus on olemas, saad siin hallata üleandmise / garantii tekstitingimusi, mis aktidele või dokumentidele lähevad. Soovitused kontorile - Sea hinnad ja väljakutse reegel enne esimest arveldust. - Lepi kokku: tehnik viib lehe Esitatud-ni, juht märgib Lõpetatud. - Täida teenuste kaardi alguspunktid enne Operatiiv kaardi igapäevast kasutamist. - Lisa tehnikutele oskused töötaja profiilil — muidu soovitused jäävad nõrgaks. Vaata Tehnikute soovitused. Seotud juhendid - Tehnikute soovitused - Tööd - Operatiiv kaart - Töölehed

Tehnikute soovitused

Planeerimisel saab Flowbyte soovitada, milline tehnik sobib tööle kõige paremini. Soovitused ilmuvad planeerimise aknas pealkirja Parimad sobivad tehnikud all. Soovitused ei määra tehnikut automaatselt — need aitavad valida. Vajadusel määrad ikka käsitsi. Kus soovitusi näed 1. Ava Juhi töölaud → planeeri visiit kalendrist / backlogist, või loo / muuda tööd ja planeeri tehnikute töölehed. 2. Vali klient (ilma kliendita soovitusi ei arvutata). 3. Pane vajadusel külge seadmed ja teenuse tüüp. 4. Paremal või tehnikute plokis ilmuvad soovitused: Parim valik, Parim alternatiiv jne. 5. Vajuta Määra — tehnik lisatakse tööle. Või vali tehnik käsitsi. Mille põhjal süsteem järjestab Skoor kokku paneb mitu asja. Olulisemad mõjurid: | Mõjur | Mida vaadatakse | |-------|-----------------| | Kliendiajalugu | Kui tihti see tehnik on sama klienti teenindanud (ja millal viimati) | | Seadme oskus | Kas tehniku oskused kattuvad kliendi seadme / tootja / seadmetüübiga | | Seadmeajalugu | Kas tehnik on sama seadmega varem töölehel olnud | | Oskused | Kas oskused sobivad teenuse tüübiga (nt remont, hooldus, bränd) | | Saadavus | Kas tehnik on sel päeval vaba, juba hõivatud või puudub (nt puhkus) | Puuduvad tehnikud jäävad soovitustes taha. Hõivatud võivad ikka ilmuda, aga madalama eelistusega. Iga soovituse juures näed ka põhjuseid, nt: - „Teenindanud seda klienti 5× (viimati …)“ - „Oskab hooldada: Miele …“ - „Vaba“ / „Hõivatud“ Kuidas soovitused paremaks teha Soovitused on head siis, kui andmed on korras. 1. Seadista oskuste kataloog ja määra tehnikutele 1. Ava Töötajad → vali tehnik → vaheleht Oskused. 2. Lisa juurde kataloogi oskusi (nt „Miele pesumasinad“, „Elektritööd“). 3. Vali kategooria: üldine, seade, remont, bränd. 4. Vajadusel määra tootja ja / või seadmegrupp — need seovad oskuse konkreetse seadmega. 5. Märgi tehnikule oskused ja tase: algaja / oskuslik / ekspert. 6. Salvesta. Kõrgem tase annab soovituses suurema kaalu. 2. Hoia kliendi seadmed korras Kliendi seadme nimi, tootja ja grupp aitavad süsteemil oskusi sobitada. Kui seadmeid pole või andmed on tühjad, jääb peamiseks kliendiajalugu ja saadavus. 3. Planeeri õige kliendi ja kuupäevaga - Ilma kliendita soovitusi ei tule. - Kuupäev mõjutab, kas tehnik on vaba või juba teisel tööl / puudub. Tüüpiline töövoog kontoris 1. Seadista oskused töötajatel (üks kord, hiljem täienda). 2. Juhi töölaua kalendrist või tööst ava planeerimine. 3. Vaata Parimad sobivad tehnikud. 4. Määra parim (või teadlikult teine, kui nt sõit jääb lühemaks). 5. Märgi üks juhttehnikuks, kui tööl on mitu inimest. 6. Salvesta — tekivad töölehed. Piirangud - Soovitus on abivahend, mitte kohustuslik valik. - Uuel kliendil või uuel tehnikul võib ajalugu puududa — siis loevad rohkem oskused ja saadavus. - Kui soovitusi ei leidu, värskenda nimekirja või määra tehnik käsitsi. Seotud juhendid - Juhi töölaud ja seadistused - Tööd - Operatiiv kaart

Hooldused

Hooldused on välitööde register, kus planeerid ja jälgid kliendi / seadme hooldusvisiite — ühekordseid ja korduvaid (hooldusvälp). Siit saad visiidi viia tööks ja töölehtedeks, et tehnik objektil töö ära teeks. Kuidas avada: Välitööd → Registrid → Hooldused Õigus: hoolduste haldamine peab olema lubatud. Kui menüüd ei näe, palu juhil õigused avada. Mis on mis? | Mõiste | Tähendus | |--------|----------| | Hooldus (rida registris) | Üks planeeritud või tehtud visiit (kuupäev, klient, staatus) | | Hooldusvälp | Intervall päevades (nt 90 päeva tagant) — korduva teenuse alus | | Graafik | Kliendi / objekti / seadme korduv reegel (teenuse tüüp + intervall) | | Töö / tööleht | Kui planeerid hooldusest visiidi tehnikutele — tekib töö ja töölehed | Kliendipõhine hooldusvälp — kliendil (või „Üldine hooldus“) on intervall. Seadmepõhine — intervall on konkreetsel seadmel. Staatused | Staatus | Mis see tähendab | |---------|------------------| | Planeeritud | Visiit on kalendris / nimekirjas; töölehte võib veel mitte olla. | | Teostatud | Hooldus on tehtud (käsitsi või töölehe lõpetamisel). | | Tühistatud | Kontor märkis visiidi tühistatuks. | Filtrid registris: Kõik, Planeeritud, Teostatud, Ilma tööleheta. Üleval võib olla ka märge üle tähtaja. Kuidas loogika töötab (lühidalt) 1. Seadistad hooldusvälba kliendile, objektile või seadmele (või lood ühekordse visiidi ilma välbata). 2. Süsteem hoiab planeeritud järgmise visiidi kuupäeva (viimane teostatud + intervall; nädalavahetus nihkub reedeks). 3. Kontor planeerib töö (Lisa töö) või loob hulgi Loo töölehed — tekivad töö ja tehnikute töölehed. 4. Tehnik teeb töö ära tööterminalis; töölehe lõpetamisel muutub hooldus Teostatud ja järgmine tähtaeg liigub edasi. 5. Korduva peatamiseks vali graafikus Ei hoolda; ühe planeeritud rea eemaldamiseks Unusta / kustuta kalendrist. Võimalused hoolduse loomiseks Saad sama asja teha mitmest kohast — vali, mis sobib. 1) Ühekordne visiit (Hooldused register) 1. Hooldused → Lisa hooldus. 2. Täida Klient (kohustuslik), soovi korral Objekti nimi, Seade, Kuupäev, Tööd (nt Hooldus), Staatus, Märkused. 3. Ära märgi Seadista hooldusvälp (korduv teenus) — jääb ühekordseks. 4. Salvesta. Tekib üks rida. Töölehte veel ei teki, kuni vajutad Lisa töö. 2) Korduv hooldus samast vormist 1. Lisa hooldus nagu ülal. 2. Märgi Seadista hooldusvälp (korduv teenus). 3. Vali Hooldusvälp (nt 90 päeva) või sisesta päevade arv — kuvatakse päeva tagant. 4. Valmisvalikud: 30 / 60 / 90 / 180 / 360 / 365 päeva. 5. Salvesta — salvestub graafik (klient + objekt + teenuse tüüp) ja planeeritud visiit. 3) Kliendi / objekti graafik Kliendi Meliani / hoolduse plokis või graafiku redaktoris: 1. Lisa graafik (või Muuda graafikut). 2. Vali objekt: konkreetne objekt või Kõik objektid (klient). 3. Vali Tööd ja Hooldusvälp. 4. Salvesta. Nii seadistad korduvuse ilma iga kord uut visiiti käsitsi klõpsimata. 4) Seadme hooldusvälp 1. Välitööd → Seadmed → ava seade. 2. Väli Hooldusvälp (või plokk Seadme hooldusvälp). 3. Seadista intervall või graafikud nagu kliendi juures. 4. Ajaloo vahelehel Hooldused näed selle seadme visiite. Kui Seade hoolduse real on tühi, on visiit kliendi / objekti tasemel. 5) Kalender (Juhi töölaud) Juhi töölaud kalendris näed planeeritud hooldusi ja saad Lisa töö, ümber ajastada või kustutada planeeritud rida. Kalender on peamine planeerimise pilt; register on nimekiri ja filtrid. Planeerimine tehnikutele (töö + töölehed) Üks visiit 1. Registris (või üle tähtaja aknas / kalendris) leia rida ilma tööta. 2. Vajuta Lisa töö. 3. Planeerimise aknas: Ressursid → Määra töötajad → vali Tehnik(ud), märgi vajadusel juht. 4. Salvesta — tekivad töö ja töölehed; real näed töö numbrit (Ava). Edasi: tehnik töötab nagu tavaliselt — Tööterminal, Tööd. Hulgi töölehed Tööriistaribal Loo töölehed: võtab Planeeritud read, mille kuupäev on tänasesse + Töölehe loomine enne tähtaega (päeva) aknas ja millel pole veel lehte, ning grupib need töölehtedeks. Üle tähtaja Kui planeeritud kuupäev on möödas ja tööd pole: - registris näed märget üle tähtaja; - aknas saad Lisa töö, Unusta (eemaldab / peidab selle planeeritud rea) või Unusta kõik. Unusta ei ole sama mis staatus Tühistatud — see eemaldab kasutamata planeeritud visiidi nimekirjast. Tühistamine, lõpetamine, ümberajastus, korduvuse peatamine | Mida tahad | Kuidas | |------------|--------| | Tühista üks visiit | Muuda hooldust → Staatus = Tühistatud → Salvesta | | Märgi teostatuks käsitsi | Muuda → Teostatud (tavaliselt teeb seda töölehe lõpetamine) | | Kustuta planeeritud | Kalendris Kustuta planeeritud hooldus, või üle tähtaja Unusta | | Aja ümber | Kalendris lohista teisele päevale → Aja külastus ümber / Salvesta uus aeg, või muuda Kuupäev vormis | | Peata korduv | Graafikus Ei hoolda — korduv peatatakse ja tulevased planeeritud visiidid eemaldatakse | Eraldi nuppu „Jäta vahele“ ei ole — lähimad on Unusta / kustuta planeeritud / Ei hoolda. Planeerimise seaded Hoolduste registris käik Planeerimise seaded: | Seade | Milleks | |-------|---------| | Töölehe loomine enne tähtaega (päeva) | Kui kaugele ette Loo töölehed võtab planeeritud visiite (vaikimisi nt 7) | | Automaatne planeerimine | Kui sees, sünkroonib planeeritud järgmised visiidid graafiku järgi | | Planeerimise horisont (päeva) | Salvestatav horisont (kalendri / planeerimise ulatus) | QR kontakt (eraldi käik) on avaliku seadme / QR lehe kontaktinfo — mitte intervalli seade. Teenuse tüübid (Tööd) Vormis Tööd nt: Hooldus, Pesu, Keemia ring, Rike, Remont, Paigaldus, Demontaaž, Kontroll, Korras. Korduv graafik ja „järgmine tähtaeg“ käivad peamiselt hooldusega seotud tüüpidega; rike / remont on sageli ühekordsed. Tüüpiline kontori töövoog 1. Sea kliendile või seadmele Hooldusvälp (või Lisa hooldus + korduv linnuke). 2. Vaata Hooldused → Planeeritud (ja üle tähtaja). 3. Lisa töö (või Loo töölehed) → määra tehnikud. 4. Tehnik lõpetab töölehe → staatus Teostatud → järgmine tähtaeg liigub edasi. 5. Kui klient enam ei hoolda: graafikus Ei hoolda. Seotud juhendid - Tööd - Töölehed - Juhi töölaud ja seadistused - Tööterminal - Tehnikute soovitused